Zamanı ya da Kendimizi Yönetmek

1
216

Birçok kanaldan yoğun bir bilgi akışının gerçekleştiği, pazardaki ürün ve hizmet özelliklerinin her an değişebildiği, müşteri ve tüketici bilincinin ve beklentilerinin sürekli arttığı bir ortamda zamanın ve zamanlamanın önemi tartışılmaz.

Zaman yönetimi, özellikle yöneticiler açısından büyük önem taşıyor. Küçük ve orta ölçekli iş sahipleri; bir gün içerisinde pazarlama, muhasebe, satış, yöneticilik gibi farklı alanlarda birden fazla rol üstlenmek durumunda kalıyorlar. İş yerinde geçirecekleri zamanı verimli bir şekilde değerlendirmedikleri takdirde, önce özel hayatlarında sonra da onca emek ve çabayla kurdukları işlerinde beklemedikleri sorunlarla karşılaşabiliyorlar.

Kendi işinizin patronu olduğunuzda, herhangi bir firmanın herhangi bir çalışanı gibi size verilmiş bir yapılacaklar listesi bulunmuyor. Bir gün içerisinde neler yapmanız gerektiğini, bunların hangisini erteleyebileceğinizi ve o gün ofisten saat kaçta çıkacağınızı kendiniz belirliyorsunuz.

24 saatinizi ofisteki her işe, her telefona, her probleme koşturarak geçirebilir, ertesi güne yorgun bir zihin ve bedenle başlayabilirsiniz. Ya da bugün, gününüzün yarım saatlik bir kısmını zaman yönetimine ayırarak, sonraki günlerinizi iş ve özel yaşamınızın muazzam dengesinde geçirebilirsiniz.

Zamanınızı nasıl geçirdiğinizin bilincinde olmak, zamanı yönetmenin en önemli adımlarından biridir.

Zamanınızdan çalan etkenlere bir göz atalım:

Telefon görüşmeleri
Dağınık bir masa ve doküman kalabalığı
İnternet gezintileri
Elektronik posta trafiği
Beklenmedik aksilikler
Zamansız misafirler
Saatler süren öğle yemekleri

Sizin zaman hırsızlarınız hangileri? Kişisel telefon görüşmeleriniz ne kadar vaktinizi alıyor? Elektronik postalarınızı kontrol etmek ve yanıtlamak için her gün kaç saatinizi harcıyorsunuz?

Öncelikle günlük işlerinizi bir kenara not edin. Gün boyunca hiçbir şeye vaktinizin kalmadığından yakınırken, aslında ofiste yaptığınız birçok şeyin işinizle ilgili olmadığını fark edeceksiniz. Örneğin kişisel bir telefon konuşması, o anda odaklandığınız işten sizi koparacak, konuşmanın ardından aynı işe yeniden yoğunlaşmak yine vaktinizi alacaktır.

İşlerinizi önceliklendirin: “Acil” tuzağına düşmeyin!

Stephen Covey’in zaman matrisi, önceliklendirme ile ilgili düşülen hataları açıkça ortaya koyuyor. Öncelikle gün boyunca yapmamız gerekenleri aşağıdaki maddelere göre gruplandıralım:

“Acil” ve “önemli”
“Acil değil” ama “önemli”
“Acil” ama “önemli değil”
“Acil değil” ve “önemli değil”

Yapılacaklar listenizde acil ve önemli olan işler her zaman ilk sıradadır. Bunlar müşterinize iletmeniz gereken bir sözleşme, tamamlamanız gereken bir proje gibi birincil derecede önemli sorumluluklarınız olabilir.

Acil tuzağına düşmek derken neyi kastediyoruz? Çalışma arkadaşlarınıza destek olabilmek amacıyla hazırladığınız bir rapor ya da eşinizin alışveriş listesinin takibi gibi günlük iş akışınızda yeri olmayan, fakat başkaları için birincil önem taşıyan işlere harcadığınız saatler buna bir örnek teşkil edebilir. Vaktinizi alan bu tür işleri düşündüğünüzde, zaman planlamanızda genellikle 3. değil 2. sırada yer alarak sizi acil tuzağına düşürdüklerini göreceksiniz.

Başkalarının aciliyet duygusu ile yerine getirdiğiniz görevler, acil değil fakat önemli olan diğer işlerinizi ertelemenize ve giderek daha fazla ihmal etmenize neden olur. Kişisel gelişim, birtakım yetkinliklerin geliştirilmesi, kültürel aktivitelerde bulunmak ya da yeni beceriler edinerek kendine yatırım yapmak; aciliyeti olan işler değildir fakat gereklidir.

Karar verici konumunda olmanız gerekmeyen, iş akışınızda kritik olmayan işleri çalışanlarınıza devredebilir ya da o günkü listenizden tamamen çıkarabilirsiniz. Böylece acil ve önemli işlerinizi tamamladıktan sonra vaktinizi kişisel gelişiminiz için değerlendirebilirsiniz. Becerilerinizi geliştirmek, farklı uğraşlar edinmek ve iş dışı ortamlarda kendinizi ifade etmek; profesyonel yaşamınıza yaratıcı fikirler ve farklı bakış açıları olarak yansıyacak, motivasyonunuzu artıracaktır.

Kendinize kurallar koyun: Ofisteki saatlerinizi nasıl geçireceksiniz?

İşte size örnek bir kural: Bu hafta iş saatlerinizde kişisel e-mail yazışmalarına vakit harcamayın. Sadece saat başlarında 5 dakika elektronik posta kutunuzu kontrol edin. Yaptığınız işe konsantrasyonunuzu bozacak herhangi bir etkene izin vermeyin.

Krizlere hazırlıklı olun: Yapmanız gereken her işin süresini belirlemek ve belirlediğiniz süre içerisinde tamamlamak, hep bir sonraki adımınızı öngörerek planlı bir şekilde hareket etmenizi sağlayacaktır. Yine raporlama, kontrol, belli hesapların kaydedilmesi gibi günlük rutin işlerinizi saptayarak; çıkabilecek küçük krizler karşısında hiçbir şeyi atlamadan ve en önemlisi panik yapmadan problemlerin üstesinden gelebilirsiniz.
Kendinize ait olan bir zamanı paylaşmak için öncelikle onay vermeniz gerekir. Eğer o sırada gerçekten meşgulseniz, sizden istenen herhangi bir şeye vakit ayıramayacak durumdaysanız bunu açıkça söyleyin ve yardımcı olabilecek kişilerden destek isteyin. İşleri doğru kanallara yönlendirmek de başarılı bir iş planının bir parçasıdır.

İşe masanızdan başlayın: Zamanınızı planlı bir şekilde kullanabilmek, bu zamanı geçirdiğiniz ortamda da birtakım değişiklikler yapmanızı gerektirir.

Masanızdaki doküman yığınına bir göz atın, hangileri gerçekten işinize yarıyor? Ofisinizde sürekli gözünüze takılan fazlalıklar ortadan kalktıkça, zihninizin de boşalıp rahatladığını göreceksiniz.

Her gün kendinize ait 24 saatiniz var: Bu 24 saati en verimli şekilde değerlendirebilmek için asla yapmamanız gerekenler:

Hafta sonları ve tatilleriniz de dahil olmak üzere, hiçbir güne ne yapacağınızı bilmeden başlamayın. İş dışında dinlenerek geçirmeyi planladığınız bir tam gün, kararsızlığınız yüzünden hiçbir şey yapamadan geçip gidebilir. Ya da tüm bir iş gününü bir yerden bir yere koşturup hiçbir şeyi tamamlayamadan bitirebilirsiniz.
Bedeninizi ve zihninizi dinlendirin. Uykunuzu tam olarak alamamanız, normal şartlarda kısa sürede bitireceğiniz işlere saatler harcamanıza neden olabilir.

İş yoğunluğunuz yüzünden arkadaşlarınızla buluşmalarınızı ya da aile toplantılarınızı bazen iptal edebilirsiniz ama bunu bir alışkanlık haline getirmeyin. Yoğun saatlerden sonra dostunuzla içtiğiniz kahve, aklınızı bir süreliğine ofisten uzaklaştıracak ve zihninizi dinlendirecektir.

“Zamanı yönetmek” dediğinizde, öncelikle sahip olduğunuz zamanı kendinizden bağımsız düşünmemeyi öğrenmelisiniz. Zamanı yönetmek, aslında kendinizi, iş yapış şeklinizi ve davranışlarınızı yönetmektir. Başlangıçta belli alışkanlıklarınızdan vazgeçmek zor olsa da, kendinizi yönetebildiğiniz sürece başarılı ve örnek alınan bir yönetici olacağınızı da unutmayın.