Zamanının efendisi ol

0
375

Bir yazar, “Hayat, yaşandığı kadar vardır. Gerisi ya hafızalardaki hatıra ya da hayallerdeki ümittir. Hüsranı ise tek bir yerde kabul ediyorum, yaşamak mümkünken yaşayamamış olmakta” demiş. İşte bu yüzden her anı verimli ve güzel yaşamak gerekir. Her yıl biterken geri kalan zamanların muhasebesi yapılır. Zaman bizden ne aldı, zaman bize ne verdi? Yaşamak mümkünken yaşayamadığınız umutları ve hedeflerimizi yeni yılda gerçekleştireceğimizi hayal ederiz. Hele ki 2012 yılı, herkesin ektiğini biçeceği bir dönemin başlangıcı olarak nitelendiriliyor. Bu da bize çok önemli bir şeyi işaret ediyor, akıp geçen zamanın kıymetinin bilinip, verimli kullanması gerektiğini. Mirkelam’ın şarkısında dediği gibi “akıp geçen zamanları bir yerlerde bulsam, sonra üzülsem üzüldüğüme üzülsem…” İşte böyle hissetmemek için, özellikle bu yılı sonlandırıp, yeni başlangıçlara adım atarken odak noktamız zamanı nasıl yöneteceğimiz olsun.

Zaman, hükmettiğin kadarıyla senindir. Aksi halde, geçip gider ve seni hiçbir yere götürmez. Zamana bağımlı olduğumuz için, onu verimli kullanmayı ve kontrol etmeyi bilmemiz gerekir. Yaşadığımız bugün, dünlerin yarınlarıydı. Bu yüzden önümüzde sonsuz “şimdiler” ve “şu anlar”
var dolayısıyla zamanı doğru kullanmaya hemen şimdi başlamalıyız. Zaman, herkes için eşit akıp gider. Yani, bir gün, 24 saat, bir hafta, 7 gündür. Parkta vakit geçiren bir emekli ile bir bilim insanı için de zaman aynıdır. Buna objektif zaman algısı denir. Bunun ölçümlenmesi saatle yapılmaktadır. Sübjektif zaman algısıysa, güzel geçirilen zamanların kısa, güzel geçmeyen zamanların uzun olarak algılanmasıdır. Kısaca, hissedilen zamandır. Zaman yönetiminin belli başlı kuralları vardır. Şimdi aşağıda bunları değerlendirelim:

1. Önceliklerini Belirle: Akdeniz insanının “siestası” meşhurdur. Yaz aylarında 12.30 ile 16.30 arası işyerlerini kapayarak dinlenme, yeme-içme, gezmeye zaman ayırırlar. O anda para kazanmak, Akdenizliler için öncelik değildir, bu yüzden vakitlerini siesta yaparak geçirirler. Günümüz dünyasında zaman yönetimi bu noktada başlar. Vaktini ve enerjinin ne kadarını sosyal aktivitelere, işlerine ve dinlenmeye ayıracağını belirlemek gerekir.

Montaigne, “hedefi olmayan gemiye, hiçbir rüzgâr yardım edemez” der, bu yüzden bizi hedeflerimize götürecek öncelikleri belirleyip, başlamamız gerekir. Bunun ilk şartı iş planı yapmaktır. İş planı içerisinde zaman çizelgesi kullanarak, öncelikli işleriniz için harcamanız gereken süreyi hesaplayabilirsiniz.

• Önceliği önemli ve zor işlere verin, böylece ara verdiğiniz zamanlarda sevdiğiniz işlerle uğraşarak aktif bir zaman yönetimi yapabilirsiniz.
• İşleri yaparken, kısa zaman aralıklarında geriye dönüp kontroller yapın. En sondan başa dönmek her zaman çok daha fazla vakit alacaktır.
• Zaman denetimi yaratın ve yapacağınız her iş için tamamlama saati ve tarihi belirleyin.
• Her gün ve her hafta sonunda bu işleri zamanında bitirip bitirmediğinizi kontrol edin. Bir işin yapılmasından elde edilecek yarar önemliyse ve çok fazla zaman gerektirmiyorsa o işi yapmak önceliğiniz olmalıdır.
• Gün içinde yapılması şart olanlar, yapılması gerekli olanlar ve yapılsa iyi olacaklar olarak öncelikler grubu oluşturabilirsiniz. Arada, acil çıkabilecek işleri de göz önünde bulundurun. Acil işler her zaman önemli olmak zorunda değildir ancak hemen yapılıp bitirilmesi gerekmektedir ve bekletilmemelidirler.
• Zamanınızı ve önceliklerinizi belirlerken, acil işler için ek süre bırakmanızda fayda vardır, böylece zaman kaybettiren en büyük unsurlardan biri belirlenmiş ve elenmiş olur.

2. Sistematik Yönet: İnsanların hedeflerini kısa, orta ve uzun vade olarak üçe ayırabiliriz. Kısa vadeli hedefler günlük, haftalık ve sonrasında aylık olarak değerlendirirler. Bu süre zarfında yapmamız gereken işleri önem sırasına ve hedeflerimiz doğrultusunda yapmamız uygun olacaktır. Uyku, spor, yemek yeme, işe geliş gidiş, iş çalışma saatleri, yolda harcanan zaman ve sosyal aktiviteler için günleriniz ve haftalarınız programlı olmalıdır. Güne bunları ve önceliklerinizi belirleyerek başlarsanız, işlerinizi acele etmeden yapabilirsiniz. Düzenli yaşamayı benimserseniz, bütün bunlar için yeterli zamanınız olduğunu fark edersiniz. Etrafımızda sürekli hiçbir yere yetişemediğinden yakınan, çok çalışıp, çok yorulan ama amaçlarına ulaşamayan insanlar vardır. Bu insanların en büyük hatası, zamanı iyi yönetememektir. Henry Ford’un dediği gibi “küçük planlara bölerseniz hiçbir iş zor değildir”. Çünkü kısa vadeli planınızın iyi yönetimi, sizi orta vadeli zaman planlamasındaki başarıya götürür. Örneğin, her sabah erken kalkmayı erteleyerek yarım saatte gidebileceğiniz işyerinize, 15 dakika daha uyumak uğruna 1 saat 15 dakikada gidiyorsanız, gününüzün %4’ünü daha en baştan kaybetmiş oluyorsunuz. Gün içinde yaptığımız bu küçük ama önemli değişiklikler bizim orta vadeli planımızda önemli rol oynarlar. Orta vadeli planlar, alışkanlıklarımızın düzenli olmasıyla verime ulaşır. Atılabilecek ilk adım, yıllık bir ajanda edinmemiz olabilir. Bu yıllık planlarda aceleci olmamak, sabırlı davranmak ve özveri göstermek gerekir. Yıl bazındaki planların vadesi uzun olacağından esneklik gözetilmelidir.

Uzun vadeli planlarda ise zamanın verimli kullanımının analizini yapmak gerekir. Hedeflere gidilen yolda, doğru aksiyonlar alınarak bu sağlanır. Uzun vadeli planlar üç yıl ve sonrası olarak tanımlanabilir. Haftalık, aylık ve yıllık planların ne ölçüde gerçekleştiğine bakarak değerlendirme yapmak ve gerçekçi olmak, bizi uzun vadeli yol planımızda rahat ettirir. Bitmesi veya yapılması gereken bir işin, normalinden daha erken olmasını beklemek, bizi gerçekçilikten ve verimli sonuçlardan alıkoyar. Örneğin, bir çocuğun altı ayda doğmasını isterseniz prematüre doğar, bizi olması gereken noktadan uzaklaştırır ve başka problemlere neden olur.

3. Planlı Ol:
 Planlamak, hayatın her noktasında önem taşır. Planlayarak kısa zamanda çok iş yapılabilir. Hem sosyal zamanlarda hem iş zamanlarında yapılması gerekenler dengelenmelidir. Plan yapmak bunu sağlar. İşleriniz çakışmaz ve bugünün işi yarına kalmaz. Zaman verimli hale gelir ve istediğiniz her şeye vakit ayırabilirsiniz. Başladığınız işleri bitirmek ve ertelememek bu noktada önem taşır. Ertelenen her iş, gözünüzde büyüdükçe büyür, fakat yapılması gereken işler hâlâ yapılmamış olarak kalacağı için bu sizin sıkıntı düzeyinizi arttırmaya yol açar. Yapmakta zorlandığınız ve sevmediğiniz işleri, enerjiniz yüksekken yapın ve önceliği bu işlere verin.

• Gereken işleri mümkün olan en iyi şekilde planlı yapmak,
• Gereksiz işlerden kurtulmak,
• Zamanınızı yapacağınız işle ilgili harcamak,
• Zamanınızı ve enerjiyi iyi kontrol etmek.

Bizim oluşturacağımız planın başlıca prensipleridir. Bu planlar başarıya ulaştıkça kendimize ödüller koyabiliriz. Bu da bize motivasyon sağlayacaktır. “Bir iş her zaman kendisine ayrılan sürenin hepsini kapsayacak şekilde uzar” diyen Parkinson Kanununu dikkate alarak, işlere gerekenden fazla zaman ayırmamalıyız. Bu da ancak gerçekçi ve akılcı planlamayla olur. İlk seferde yapılması gereken işi, doğru, eksiksiz yapmak ve işi bitirmek üzerine odaklanmak bizim için en uygun planlamadır.

4. “Hayır”ın Gücü: Flory, “En büyük zaman hırsızı kararsızlıktır” demiş. Bu hemen hepimizin çok sık rastladığı problemdir. Kararsızlık, eğer bir kişilik özelliği halini almışsa en büyük zaman tutsaklarından birine düşülmüş demektir. Kararsızlık ve buna bağlı olarak hayır diyememek, zaman yönetimindeki en büyük kişisel başarısızlık nedenlerindendir. Hayır diyemeyen ve kararsızlık gösteren kişi olayları sürüncemede bırakır. Bu da gerçekten yapılması gereken işlere, başlamasını sağlamaz.

Bill Cosby, “Mutluluğun formülünü bilmiyorum ama mutsuzluğun formülü, herkesi memnun etmeye çalışmaktır.” der. İnsanların enerjisi ve zamanı, her şeyi yapmaya yetmeyeceği için, önceliğimiz olmayan işlere ve taleplere “hayır” demeyi öğrenmemiz gerekir. Bu “hayır” her zaman dışarıdan gelen talepler demek değildir. Bazen, kendi kişiliğimizden de kaynaklanır.

Üşenmek ve vazgeçmek, kendi önümüze koyduğumuz engellerdir. Kendimize de hayır diyebilmemiz gerekir. Bugün hayır diyemediğimiz istekler yüzünden gecikmek, yarın bizi başarısız kılacağı için öfkelenmemiz kaçınılmazdır. Bunun diğer nedenlerinden biri de kararsızlıktır. “Yanlış karar, kararsızlıktan iyidir” sözü, bu durumu çok iyi ifade eder. Hayır diyememek ve bunun gibi bir takım belirsizlikler kendi içimizde bizi engeller. Bunlardan kaçınmak için sorunları tanımlayıp, üzerinde düşünmek gerekir. Nihai kararları tek başınıza almak yerine, güvendiğiniz ve fikirlerine değer verdiğiniz insanlara sorun. Sonrasında verdiğiniz kararları gerçekleştirmek için zamanı iyi kullanın ve çok çalışın.

Diğer olumsuz karakter özelliği ise mükemmeliyetçi kişiliklerdir. Voltaire, “En iyi, iyinin düşmanıdır” der. En iyiyi aramak, hep mükemmele ulaşmak için çabalamak bizi tatminsiz, işleri tamamladıktan sonra bile mutlu olmayan, kusur arayan, detaylarda boğulan bireyler yapar. Bu da işlerin gereğinden fazla zamanda ve ihtiyaçtan fazla enerji harcanarak yapılmasına yol açar. O an için, yapabileceğinin en iyisini yapmak, gerçekçi hedefler koymak ve hataları kabul etmek gerekir.

5. Zaman Hırsızlarından Sakın: “En büyük hırsız, zamandan çalandır”. Colenso, bu düşüncesini söylerken, aslında günlük hayatımızda karşılaştığımız ve yaşadığımız en büyük sıkıntıyı dile getirir. Zamanımızı kötü kullanmamıza yol açan faktörler, bizi başarısız kılar. Bunlar her zaman negatif faktörler değildir. Siz, hiç sabahleyin 15 dakika daha uzun kahvaltı yapmak için, önemli bir toplantıya zamanında gidebileceğiniz halde, son dakika koşarak kan ter içinde yetiştiniz mi? Eminim ki, pek çoğumuz böyle olaylar yaşamışızdır. Sevmediğimiz ve istemediğimiz durumları geciktirmek, kendini gereğinden fazla işe kaptırmakta, diğer problemlerdir.

Zamanı iyi yönetirken, işlerimize vakit ayırdığımız gibi psikolojimizi iyi tutmak için spora, sevdiklerimize ve sosyal hayatımızı da aynı özeni göstermemiz ve dengeli tutmamız gerekir. Zaman vampirleri vardır. Bunlar zamanımızı böler, enerjimizi çalar, iş planımızı aksatırlar. İletişim çağında yaşadığımız için en çok kullandığımız araç olan telefonun ve bunun gibi birtakım iletişim ve sosyal medya araçlarının gereksiz kullanımı, zaman kaybına yol açar. İş zamanındaki telefon görüşmelerini planlamanız ve sohbet amaçlı kullanmamanız uygulayabileceğiniz en basit yollardır. Diğer bir zaman hırsızı ise beklenmeyen ziyaretçilerdir. Günün başında planladığınız bütün işleri erteletir veya geciktirirler. Bu da başka sorunlar doğurur. Beklenmedik ziyaretçilere karşı alınacak en iyi tedbir, ziyaretlerin kısa tutulmasıdır.

En sık rastlanılan ve çözümü genelde elimizde olmayan zaman hırsızını sona sakladım; toplantılar. İnsanın konsantrasyon süresi 26 dakikadır. Bu yüzden bir saati aşan verimsiz toplantılardan kaçınmak gerekir. Toplantı gündemi mutlaka önceden belirlenmelidir. Belirlenen gündem, maddeler halinde sıralanmalıdır. Toplantılara hazırlıklı gelinmeli ve toplantının amacı öncesinde katılacak kişilere duyurulmalıdır. Böylece, toplantının başlangıç ve bitiş süresi belirlenmiş olur. Toplantının başlama saati, gerekli herkesin katılımı için doğru zamana denk getirilmelidir, çünkü başlangıç saatinin sarkması ve esas katılması gereken kişilerin geç katılması sık rastlanan bir durumdur.

Bütün insanlar için zamanın akışı aynıdır ve kaçınılmaz olarak bir gün sonlanır. Bu sebepten zaman yönetimini iyi yapmak ve etkili kullanmak için doğru zaman algısına ihtiyaç vardır. Çünkü zaman geri getirilemez ve geri döndürülemez. Herakleitos, “Aynı suda iki kere yıkanılmaz” sözüyle bunu çok güzel ifade etmiştir.

Yeni bir yıla girerken, herkes için verimli yönetebilecekleri, başarılı, sağlıklı ve mutlu zamanlar dilerim.

Duygu Eren / Sabah Gazetesi

Stratejik İletişim ve Kariyer Danışmanı

Yazarla iletişim için: duygu@dpdanismanlik.com